Qu’est qui déclenche l’absentéisme intempestif en entreprise ?
L’absentéisme est un sujet complexe qui n’est que la partie visible du désengagement de ses salariés.
7 grandes familles de raisons sont à prendre en compte.
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L’absentéisme, un enjeu stratégique pour les entreprises
Quelle que soit la taille de l’entreprise, l’absentéisme représente des enjeux considérables mais qui ne sont pas toujours simples à calculer (couts directes : remplacements…vs couts indirectes : impact sur le climat social…)
ARTICLE D’EXPERT – Par Marie-Pierre Ousset, Consultante RH – Maîtrise de l’Absentéisme, chez GAC Group
Comment se calcule l’absentéisme concrètement ?
Le taux d’absentéisme se calcule par le rapport entre le nombre de jours d’absences (ou d’heures) pendant une période et le nombre de jours de travail théoriques (ou d’heures) pendant la même période, sur le même périmètre.
Une des (nombreuses) difficultés avec l’indicateur de l’absentéisme est sa dimension synthétique.
Comme tout indicateur, il est important de savoir ce qu’il recouvre, comment il est calculé, ce qu’il englobe et exclut. Il est très facile sinon de comparer ou d’additionner « des choux et des carottes ». Un indicateur est toujours matière à débat ; il oriente les comportements, il peut être le point d’appui d’une politique menée d’où l’importance des choix à opérer pour délimiter son périmètre.
Pour ce faire, les éléments à prendre (ou pas) en compte se distinguent pour nous selon la ligne de fracture : l’entreprise en subit-elle des impacts négatifs maîtrisables ou pas ?
Qualifier d’absentéisme les seules absences maîtrisées, liées à la politique menée, à l’organisation du travail, aux modes relationnels revient à faire le choix de les intégrer dans le périmètre de calcul de ce qui est « compressible » et d’exclure les autres. Mais ce parti pris doit être mis en débat en interne.
En effet, toutes les absences ne sont pas de « l’absentéisme » : celles qui sont prévisibles par leur régularité ou qui s’appuient sur des droits sociaux (formation, heures de délégation,…) ne sont pas « compressibles » et ne doivent pas être intégrées dans le taux d’absentéisme, selon nous.
A l’opposé, les absences que nous préconisons d’intégrer et de suivre sont celles qui sont évitables et qui perturbent l’activité, reliées, même indirectement, aux conditions de travail et à l’organisation du travail : les arrêts pour maladies ordinaires, les accidents de travail, les maladies professionnelles, les accidents de trajet, les absences injustifiées, les absences non autorisées…
Comment gérer ce sujet stratégique pour votre entreprise ?
La démarche la plus adaptée : gérer l’absentéisme dans la durée, en mode itératif et co-construit
Elle se décline en trois grandes phases :
- Mettre en place une gouvernance pour un projet partagé
Il s’agit de mettre en place un comité de pilotage de projet, un groupe projet et/ou de suivi de projet selon le périmètre défini et un ou plusieurs groupes de travail en fonction de ce qui ressortira du diagnostic.
Cette phase permettra d’engager les décideurs de votre entreprise, ce qui contribue à la réussite des actions à mener sur le court, moyen et long terme. Elle permet de fait de s’assurer que ces actions sont en phase avec la stratégie suivie, les moyens disponibles et la temporalité des projets de l’entreprise.
- Analyser le travail et réaliser un diagnostic quantitatif et qualitatif partagé sur l’absentéisme
Il s’agira en premier lieu de chiffrer votre absentéisme sur plusieurs années (trois en général) pour la prise de recul et d’en faire une restitution à partir de vos données sociales : qui ?, quoi ?, où ?, quand ?… L’objectif étant de faire ressortir les principaux marqueurs : taux, fréquence, saisonnalité, caractéristiques, analyse croisée avec les données démographiques (statut, âge, ancienneté, genre…) et organisationnelles (direction, département, service, business unit…). Cette étape de chiffrage permet souvent des prises de conscience et un élargissement de perspectives, ce qui peut être le préalable à la définition et à la mise en œuvre d’une stratégie pour agir sur l’absentéisme.
Ensuite, il s’agira de faire un lien entre ces éléments et ce qui se passe concrètement dans les situations de travail (observations in situ et entretiens) et de comprendre les causes réelles de l’absentéisme (questionnaires et/ou entretiens individuels et/ou collectifs). Il peut être inapproprié de réaliser les observations, les questionnaires et les entretiens par des personnes de l’entreprise (besoin de recourir à des tiers) pour des raisons de confiance, de confidentialité et de préservation de l’anonymat. Cette étape vise à reconnaitre que les experts qui connaissent le travail, ses ressources et ses contraintes sont les acteurs eux-mêmes (managers et employés) : le problème est dans le travail, les solutions aussi.
Et enfin, partager cette compréhension avec le comité de pilotage, les salariés et leurs représentants pour la valider, l’amender et/ou la compléter.
- Co-construire et accompagner le changement sur le moyen-long terme avec des groupes de travail
Les solutions sont dans le travail : ce sont aux acteurs concernés ou impliqués de les discuter entre eux. Il n’y a pas UNE solution miracle qui résoudrait tout. Il y a des solutions possibles à discuter ensemble, des logiques à l’œuvre différentes à accorder entre les parties prenantes, de la coopération et des liens entre ces acteurs à développer. En effet, l’intelligence n’est pas que singulière, elle se décline aussi (et peut-être surtout) de manière collective. “L’intelligence de ces compromis”, trouvés ensemble, se construit dans ces groupes de travail.
Les moyens engagés, la temporalité nécessaire, la conformité à la politique suivie, engagés par les propositions du groupe de travail peuvent nécessiter, pour la poursuite des travaux, des arbitrages intermédiaires du comité de pilotage.
Le sujet de la communication fait partie intégrante du projet à toutes ses phases et toutes ses étapes : communication interne, externe, formelle, opérationnelle et informelle. C’est notamment un beau sujet de dialogue social !
L’approche préconisée : du pragmatisme
L’analyse des causes de l’absentéisme reste délicate et demande professionnalisme, rigueur et humilité, alors qu’elle conditionne la pertinence des actions à mettre en œuvre pour le réduire.
L’absentéisme est avant tout à prendre comme un signal d’alerte qui manifeste des effets provoqués par les réalités vécues des situations et de l’organisation du travail et par la façon dont le travail est managé. Dès lors, comprendre ses caractéristiques et ses manifestations – au plus près du terrain – permet d’agir efficacement sur les mécanismes qui conduisent un ou des salariés à s’absenter.
Voici par exemple quelques actions qui ont permis d’agir sur l’absentéisme (de manière multi factorielle) :
- Pratiques managériales et organisation du travail :
- Ateliers de co-développement entre managers de proximité pour partager des retours d’expérience sur la gestion de ses équipes
- Formation à la conduite d’entretien et notamment à la conduite d’entretiens de retour d’absence pour mieux gérer la réintégration et la reprise de poste
- Révision des modalités de recours à l’intérim (motif, durée du contrat, affectation aux équipes) à partir des retours des salariés qui les accueillent (et les forment) dans les services
- Communication :
- Organiser des communications pour expliquer les orientations stratégiques, présenter une nouvelle offre/service/produit…
- Organiser des temps d’échanges pour expliquer chaque décision plutôt que de procéder par affichage
- Conditions et environnement de travail
- Mettre en place un groupe de travail avec les parties prenantes avant toute modification de l’espace de travail ou tout investissement en nouveaux matériels/logiciels
- Engagement/motivation
- Instaurer plus de moments de convivialité macro et micro (fêter les réussites, fêter les moments clés du service ou de l’entreprise)
- Equilibre vie professionnelle/personnelle
- Elaboration de règles « pratiques de déconnexion » et suivi de leur mise en œuvre.
L’aide précieuse de la business intelligence (informatique décisionnelle)
La business intelligence (ou informatique décisionnelle en français) permet de stocker d’importants volumes de données, dont la qualité et le format sont vérifiés. Ces données ont vocation à être distribuées à des utilisateurs en fonction de leurs besoins via un outil adapté.
La finalité pour l’utilisateur est de pouvoir exploiter facilement les informations disponibles et d’être en mesure d’améliorer sa capacité à prendre des décisions pertinentes dans son activité. L’outil lui permet d’analyser les données plus aisément, en les restituant sous une forme accessible et plus intuitive pour lui.
Or, un des freins au suivi de l’absentéisme et donc à l’efficacité des politiques entreprises pour le maîtriser est le temps que prend la gestion de toutes les données d’absence (date de début, de fin, motif, par salarié en croisant avec des données démographiques et organisationnelles). Cette gestion recouvre la fréquence de la collecte et du suivi (une fréquence mensuelle est souhaitable pour pouvoir rectifier et agir le plus rapidement possible), le traitement et la consolidation de ces données.
Mais, pour vous aider à générer ces indicateurs, GAC Group s’est doté d’un outil de business intelligence avec un masque de cartographie de restitution des résultats chiffrés qui permet la représentation et la visualisation des données sous forme de tableaux ou graphiques comme suivi d’indicateurs.
Conclusion
Et si finalement l’absentéisme au sein de son organisation n’était pas une fatalité ?
Si vous arrivez à cette conclusion à la lecture de cet article : faites-le nous savoir, cela nous fera plaisir de partager ce point de vue !
Développer la qualité de vie au travail et gérer l’absentéisme de manière itérative, participative, préventive, agile et le plus automatisée possible d’un point de vue de traitement des données d’absences vous permet en même temps de répondre à votre responsabilité sociale et de vous concentrer sur des aspects à plus grande valeur ajoutée.
Afin de compléter cet article, nos consultants en performance RH animent un webinar sur cette thématique.
Rendez-vous le 6 décembre 2018 à 11h30. Inscription ici.
ARTICLE D’EXPERT – Par Marie-Pierre Ousset, Consultante RH – Maîtrise de l’Absentéisme, chez GAC Group
L’absentéisme dans une organisation ou un service est une conséquence : le reflet d’un désengagement de ses salariés.
Pour le traiter de manière pragmatique et pérenne, chaque niveau doit être analysé : des plus macros (stratégie commerciale incohérente avec les réalités du marché, manque de considération et d’écoute de la part du management, éloignement des problématiques terrain, problèmes d’image, …) aux plus micros (suppression de chèques cadeaux en fin d’année, …). Aucun ne doit être négligé.
Ces exemples volontairement provocateurs illustrent l’amplitude des obstacles pour les services RH et les directions générales. Pour les uns, l’absentéisme a un impact direct, à plus ou moins long terme, sur le chiffre d’affaires et sur la compétitivité de l’entreprise. Pour les autres, la lourdeur de son traitement administratif empêche souvent de prendre de la hauteur sur la situation.
Pourtant, tout est lié et il n’y a pas de secret : pour être dynamique et proactif vis-à-vis de votre écosystème, vous devez faire en sorte que vos salariés deviennent plus productifs et heureux de l’être !
Il n’existe pas de définition de l’absentéisme universelle et reconnue par tous. Nous retenons la définition de l’agence nationale des conditions de travail (ANACT) :
« L’absentéisme caractérise toute absence qui aurait pu être évitée par une prévention suffisamment précoce des facteurs de dégradations des conditions de travail entendus au sens large : les ambiances physiques mais aussi l’organisation du travail, la qualité de la relation d’emploi, la conciliation des temps professionnel et privé… »
Cette définition a le mérite d’insister sur deux éléments majeurs pour aborder cette question : le lien de l’absentéisme avec les conditions de travail et la nécessité de le prévenir avant sa survenue.
Dans cet article, nous vous présenterons la démarche à mettre en œuvre ainsi que des éléments à prendre en compte pour mieux maîtriser l’absentéisme : identifier ses causes racines et mettre en place un plan d’actions efficace.
Absentéisme : quelques chiffres clés
Toutes les enquêtes menées sur l’absentéisme convergent vers le même constat : comme le prix de l’essence et le réchauffement climatique, nous subissons une inflexible hausse de l’absentéisme en France !
Six entreprises sur dix sont confrontées à une hausse de l’absentéisme depuis cinq ans, selon la dernière étude de l’association Référentiel de l’absentéisme. Une corrélation y est clairement établie entre hausse de l’absentéisme et taille de l’entreprise : les grands groupes (> 5 000 salariés) sont les plus touchés et le seuil de 100 personnes y apparaît comme un point de bascule.
Cette étude révèle aussi que trois secteurs se caractérisent par des hausses de l’absentéisme supérieures à la moyenne : le “sanitaire-médico-social” (68% des entreprises de ce secteur), “commerce-distribution” (60%) et “transport-logistique” (59%).
Autre fait marquant : le pourcentage d’entreprises ayant réussi à réduire leur absentéisme au cours de ces cinq dernières années n’est que de 20%.
Pour les auteurs de l’étude, ce constat d’échec provient de la complexité et de la dimension multifactorielle de cette problématique, face à laquelle les directions, en particulier les DRH, n’ont pas les outils et expertises appropriés et ne sont pas accompagnées. Pour eux, ce manque d’accompagnement est lié au fait que l’absentéisme est très souvent vu d’abord comme une problématique uniquement RH. Ce n’est que l’atteinte d’un seuil critique organisationnel et donc un impact en termes de baisse de compétitivité qui va interpeller une direction générale et une direction financière et transformer le sujet absentéisme en une problématique d’entreprise.
L’absentéisme : un coût pour les entreprises
La même étude révèle que seulement 5% des entreprises interrogées mesurent l’ensemble des coûts (directs et indirects) liés à l’absentéisme et que 85% n’ont pas d’indicateurs financiers liés à ce même absentéisme. Suivre des indicateurs de l’absentéisme peut pourtant être un point de jonction stratégique entre les différentes directions métiers et support et notamment entre la direction des ressources humaines, la direction financière et la direction générale.
Certains employeurs ont chiffré qu’une absence leur coûte en moyenne trois fois les charges directes d’un salarié en arrêt. Ce ne sont que des statistiques à mettre en perspective avec le contexte et les politiques de chaque entreprise, mais cela donne une idée des enjeux quand on sait par exemple qu’une dégradation d’image, une perte de confiance (des salariés ou des clients) peut être durable et inestimable.
Les coûts directs sont répartis dans au moins quatre grandes familles pour l’employeur :
- Le maintien du salaire de l’absent avec les cotisations sociales afférentes,
- Le paiement des jours de carence,
- Le complément patronal indemnités journalières de sécurité sociales (IJSS),
- Les coûts du remplacement (fonction de la politique de gestion de l’entreprise).
Les coûts indirects, souvent cachés, sont variables en fonction du contexte de chaque entreprise, mais pour autant bien réels :
- La gestion administrative de l’absence,
- La gestion du remplacement (recrutement, contrat, entretiens, formation, accès…),
- La désorganisation qu’un salarié absent induit,
- Les baisses de productivité,
- La dégradation d’image de l’entreprise auprès de son écosystème,
- L’impact sur le climat social.
Les impacts de l’absentéisme
Et de ce fait, les impacts de l’absentéisme sur la productivité et la performance de votre entreprise enclenchent un cercle vicieux :
- Retards de livraisons ou de production, dégradation de la qualité des produits ou services rendus donc perte induite de confiance de la part de clients
- Développement du sentiment frustrant de « faire le travail des autres sans aucune reconnaissance », donc désengagement des salariés qui se sentent lésés et développement de crispations entre salariés présents, entre salariés absents et présents et entre salariés et managers.
Afin de compléter cet article, nos consultants en performance RH animent un webinar sur cette thématique.
Rendez-vous le 6 décembre 2018 à 11h30. Inscription ici.
GAC Group vous invite à son webinar RH sur l’absentéisme :
“Comment (re)donner envie à vos salariés de développer votre compétitivité ?”
le jeudi 6 décembre à 11h30
Le désengagement de vos salariés se traduit très souvent par de l’absentéisme « intempestif ».
Face à cela, vous vous sentez démunis car vos actions correctives ne sont pas toujours efficaces et pérennes.
Pour agir de manière fructueuse sur les mécanismes qui conduisent vos salariés à se désengager : de nombreuses actions peuvent être mises en place dont certaines très simples (ce qui ne veut pas dire simplistes) !
Jeudi 6 décembre à 11h30, nous vous proposons de découvrir via un webinar la démarche à mettre en place en 2019 pour mieux maîtriser l’absentéisme et redonner envie à vos salariés de se développer et de développer votre compétitivité.
Au programme :
- Pourquoi l’absentéisme est un problème difficile à gérer ?
- Comment se calcule l’absentéisme concrètement ? Comment en réduire les coûts ?
- Comment gérer ce sujet de manière efficace ?
Informations pratiques
> Jeudi 6 décembre 2018 à partir de 11h30
> Vous recevrez le lien de connexion au webinar quelques jours avant.